09.04.2019 / komba gewerkschaft nrw

komba-reportage: Pilotprojekt Dienstplangestaltung

Personaleinsätze werden durch den Dienstplan geregelt. Ein oftmals schwieriges Unterfangen, möglichst viele Interessen auf ein System zu vereinen. Für den Ordnungs- und Sicherheitsdienst der Stadt Aachen ist dies nun gelungen. In einem Projekt erarbeiteten Studierende der FHöV NRW einen ergonomischen Dienstplan.

v.l.n.r.: Oliver Wischnewski, Kai Kuca, Jana Claßen, Alexandra Krieger, Dr. Sascha Opielka, Vanessa Kaußen, Maja Leister, Frederike Dörr und Frank Meyers (Foto: © Timo Pappert/ Stadt Aachen)
v.l.n.r.: Oliver Wischnewski, Kai Kuca, Jana Claßen, Alexandra Krieger, Dr. Sascha Opielka, Vanessa Kaußen, Maja Leister, Frederike Dörr und Frank Meyers (Foto: © Timo Pappert/ Stadt Aachen)

Projekte, die in der Schublade landen, sind leider keine Seltenheit. Da wird wochen-, manchmal monate- und jahrelang, an etwas getüftelt und am Ende findet keine Umsetzung statt. Ein positives Gegenbeispiel ist ein Projekt FHöV-Studierender der Stadt Aachen. Sie entwickelten einen ergonomischen Dienstplan für den dortigen Ordnungs- und Sicherheitsdienst.

Dabei handelt es sich um einen kommunalen Bereich, der besonders durch Schichtarbeit gekennzeichnet ist. Wachsende Aufgaben und Personalmangel sorgen in der Praxis immer wieder für Herausforderungen bei der Dienstplangestaltung. Die Anforderungen an einen Dienstplan sind vielfältig. Einerseits muss die Erledigung der Aufgaben vollumfänglich gewährleistet sein, andererseits sollten die Bedürfnisse der Beschäftigten und der Arbeitsschutz gleichermaßen einbezogen werden. Das Studierenden-Projekt ermöglichte erstmals eine Gesamtübersicht, die neben den dienstlichen Anforderungen des Fachbereiches auch die persönlichen Wünsche der Kolleginnen und Kollegen im Außendienst berücksichtigte. Zudem sind aktuelle Erkenntnisse aus dem betrieblichen Gesundheitsmanagement in das Projekt geflossen.

Dienstplan im Sechs-Wochen-Rhythmus erfolgsversprechend
Für die Projektkoordination auf Studierendenseite mitverantwortlich ist Frank Meyers. Nachdem seine Kommilitoninnen und -tonen erfahren haben, wie schwierig es ist, einen Dienstplan zu erstellen, der möglichst alle Anforderungen berücksichtigt, war für sie schnell klar, dass sie genau diese Thematik in ihrem Projekt bearbeiten möchten. Um sowohl den aktuellen Ist-Zustand als auch verschiedene Schichtmodelle, rechtliche, arbeitsmedizinische und sozialwissenschaftliche Aspekte  in den Blick zu nehmen, wurden die Aufgaben untereinander in mehrere Teilprojekte gegliedert. „Daraus ergaben sich konkrete Arbeitspakete. Besonders heraufordernd war es bei diesem Thema, die ganzen rechtlichen und organisatorischen Probleme auszumachen. Von Beginn an wollten wir uns einen breiten Überblick verschaffen. Deshalb haben wir nicht nur Literatur gesichtet, sondern auch mit Experten und vor allem Betroffenen gesprochen“, erläutert Meyers die Vorgehensweise.
 
Damit alle Perspektiven einfließen konnten und später eine größtmögliche Akzeptanz vorherrschte, haben die Studierenden, wie Meyers bekräftigt, viele Gespräche führen müssen. „Wir wollten qualitative Ergebnisse erzielen und alle beteiligten Akteure zu Wort kommen lassen. Wir haben aktuelle Fachbereichs-, Abteilungs- und Teamleitungen, zwei ehemalige Leitungskräfte, Personalrat und Einsatzkräfte befragt“, berichtet Frank Meyers. Die Studierenden sprachen darüber hinaus mit weiteren Kommunen und Polizeibehörden, um mehr über die Schichtplangestaltung in anderen Bereichen zu erfahren.

Die Erkenntnis: Ein Dienstplan kann umso erfolgreicher gestaltet werden, wenn auch die tatsächliche Besetzung der vorhandenen Stellen gewährleistet ist. Darüber hinaus lassen sich bereits echte Verbesserungen schaffen, indem Planungssicherheit gewährleistet wird. Einen Dienstplan mit mehreren Wochen Vorlauf aufzustellen, ist daher ein absolutes Muss. Als bester Plan hat sich jener im Sechs-Wochen-Rhythmus erwiesen. Er ist für alle Beschäftigten gleich und wiederholt sich im Abstand von sechs Wochen. Dieser Plan bietet einerseits eine Verlässlichkeit, andererseits ausreichend Flexibilität, einzelne Schichten auszuwählen und auf persönliche Bedürfnisse abzustimmen.
 
Nach der Theorie folgt die Praxis
„Die Erfahrung zeigt, dass gute Konzepte zwingend mehr als ausschließlich inhaltliche Aspekte berücksichtigen müssen. Zielführend erschien hier, frühzeitig sowohl Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, als auch Führungskräfte und Entscheidungsträger einzubinden. Nur die begleitende Kommunikation auf breiter Basis kann ein gutes Konzept, wie dieses, in gelebte Praxis führen“, erklärt Dr. Sascha Opielka. Er war der betreuende Dozent und sieht im Aachener Projekt die Möglichkeit, einer orientierenden Rolle für andere Kommunen. Wenngleich die Ausgangssituationen von Amt zu Amt unterschiedlich sind.

Über diese Bewertung freut sich das Team um Frank Meyers: „Wir wollten eine  Dienstplanentwurf entwickeln, der geeignet ist für einen Pilotversuch und hoffentlich auch zu einer Verbesserung des bestehenden Systems führen kann. Das haben wir geschafft und sind nun auf die Umsetzungsphase gespannt!“

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